Preifatrwydd  /  Privacy

Dyma ddatganiad Preifatrwydd Cronfa Gyndŵr   Privacy declaration Cronfa Glyndŵr

EIN POLISI PREIFATRWYDD


Cronfa Glyndŵr
Elusen yw Cronfa Glyndŵr yr Ysgolion Cymraeg (Rhif Cofrestru: 525762) a sefydlwyd yn 1963 i gefnogi addysg Gymraeg. Fe weinyddir y Gronfa gan ymddiriedolwyr (yr “Ymddiriedolwyr”). Mae’r elusen yn derbyn cyfraniadau ariannol  i’r Gronfa ac yn derbyn ceisiadau am grantiau o’r Gronfa.
Ysgrifennydd Cyffredinol y Gronfa yw Wyn Rees (llysycoed@btinternet.com) ac ato ef y dylid anfon unrhyw ymholiadau ynghylch y polisi hwn.
CYFRANIADAU ARIANNOL
Gwybodaeth a gesglir
Pan dderbyniwn gyfraniad ariannol i’r Gronfa, byddwn yn gofyn am ganiatâd y cyfrannwr  i gadw manylion ei (h)enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost. 
Y defnydd a wneir o’r data personol
Caiff unrhyw ddata personol sy’n gysylltiedig â’r cyfraniad ei rannu yn gyfrinachol gydag Ymddiriedolwyr y Gronfa. Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a gesglir er mwyn cofnodi’r cyfraniad ac i ddosbarthu i’n cyfranwyr Adroddiad Blynyddol a gwybodaeth am weithgareddau’r Gronfa.
Y sail gyfreithiol am gasglu’r wybodaeth
Caniatâd yr unigolyn. Mae gan yr unigolyn yr hawl i ddiddymu’r caniatâd hwnnw trwy gysylltu â’r Ysgrifennydd Cyffredinol wrth ddefnyddio’r cyfeiriad uchod.
Am ba hyd y cedwir y wybodaeth?
Cedwir y wybodaeth tan y diddymir caniatâd y cyfrannwr neu, fel arall, am dair (3) blynedd yn dilyn cyfraniad ariannol olaf y cyfrannwr.
CEISIADAU AM GRANTIAU
Gwybodaeth a gesglir
Pan dderbyniwn geisiadau am grantiau i’r Gronfa, byddwn yn cadw manylion enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost y rheiny sydd yn gwneud y cais ac unrhyw fanylion personol arall sydd ar y ffurflen gais. 
Y defnydd a wneir o’r data personol
Bydd Ymddiriedolwyr y Gronfa yn defnyddio’r data personol a gesglir, fel rhan o gais, er mwyn ystyried y cais yn drylwyr, cysylltu â’r ymgeiswyr i roi gwybod iddynt am y penderfyniad ynghylch y cais ac, os yw’r cais yn llwyddiannus, i ddanfon yr arian grant.
Byddwn hefyd yn cysylltu â’r rheiny sydd yn llwyddiannus tua blwyddyn yn dilyn rhoddi’r grant er mwyn gofyn am adroddiad ar ganlyniadau gwariant y grant.
 
Y sail gyfreithiol am gasglu’r wybodaeth
Diddordeb dilys - Mae prosesu data personol ymgeiswyr am grant yn niddordeb dilys y Gronfa a’r ymgeiswyr er mwyn galluogi’r Gronfa i brosesu a gweinyddu ceisiadau am grantiau.
Perfformio cytundeb - Mae prosesu data personol ymgeiswyr llwyddianus am grant yn angenrheidiol er mwyn perfformio’r cytundeb grant rhwng y Gronfa a’r ymgeisydd llwyddianus.
Am ba hyd y cedwir y wybodaeth?
Cedwir y data personol sydd yn rhan o geisiadau llwyddianus am grant am wyth (8) mlynedd yn dilyn dyddiad y cais. Cedwir y data personol sydd yn rhan o geisiadau aflwyddianus am dair (3) blynedd yn dilyn dyddiad y cais.
 
Rhannu gwybodaeth
‘Rydym yn trin y wybodaeth a gesglir yn gyfrinachol ac ni fyddwn yn rhannu’r wybodaeth gydag unigolyn, mudiad neu gorff arall heblaw am Ymddiriedolwyr y Gronfa.
Sut cedwir y wybodaeth?
Cedwir y wybodaeth a gesglir ynghyd â’r caniatâd perthnasol yn un o ffeiliau papur y Gronfa. Yn ogystal, cedwir enwau a chyfeiriadau e-bost ar gyfrifiadur yr Ysgrifennydd Cyffredinol a data personol cyfranwyr, mewn ffeil bapur,  gan y Trysorydd.
Eich hawliau
Mae gennych yr hawl i dderbyn gwybodaeth ynghylch yr hyn a gesglir ac i’w gywiro neu ei ddileu. Fel y soniwyd eisoes, mae gennych, hefyd, yr hawl i ddiddymu eich caniatâd sy’n galluogi’r Gronfa  i gadw’r wybodaeth honno ac fe fydd y Gronfa yn cydymffurfio â’ch cais oni bai bod gennym reswm cyfreithiol neu reoleiddiol i barhau i brosesu’r data.
Sut i gysylltu â ni
Os oes gennych unrhyw ymholiad neu gwyn am ddefnydd eich data gan y Gronfa, cysylltwch â ni drwy’r Ysgrifennydd Cyffredinol – gweler ei enw a’i gyfeiriad e-bost uchod. Ei rif ffôn yw 02920890571. 

OUR PRIVACY POLICY


Cronfa Glyndŵr
The Glyndŵr Fund for Welsh Schools is a charity (Registration No.: 525762) that was founded in 1963 to support Welsh medium education. The charity is administered by trustees (the “Trustees”). The charity receives financial donations to the Fund and applications for payment of grants from the Fund.
The General Secretary of the Fund is Wyn Rees (llysycoed@btinternet.com) and any queries concerning this policy should be addressed to him.
 
FINANCIAL DONATIONS
The information collected
When we receive a financial donation to the Fund, we seek the permission of the donor to retain details of his/her name, address, telephone number and e-mail address. 
The use made of personal data
We share, confidentially, personal data that relates to the donor with the Trustees of the Fund. Such information is used to record the contribution and to circulate to donors an Annual Report and information as to the Fund’s activities.
The legal basis for collecting the information
The permission of the donor. Each donor is entitled to revoke such permission by contacting the General Secretary using the above address.
For how long is the information retained?
The information is retained until the permission is revoked or, in the alternative, for three (3) years following the last donation made by the donor.
 
APPLICATIONS FOR GRANTS
The information collected
When we receive an application for a grant from the Fund, we retain details of the name, address, telephone number and e-mail address of the person making the application and any other personal information that is contained in the application form.   
The use made of personal data
The Trustees will use the personal data, that is received as part of the application, in giving detailed consideration to the application, in order to contact the applicant to inform him/her of the outcome of the application and, if successful, in order to send a cheque representing the grant monies.
In addition, we will use the data to contact the successful applicant about a year after the grant has been awarded to request a report on the outcome of the grant expenditure.
The legal basis for collecting the information
Valid interest – processing the personal data of an applicant for a grant is a valid interest of the Fund and of the applicant to enable the Fund to process and administer the application for a grant.
Performing a contract – processing the personal data of a successful applicant is essential to the performance of the contract between the Fund and the successful applicant.
For how long is the information retained?
Personal data that forms part of a successful application for a grant will be retained for eight (8) years following the date upon which the application is determined. Personal data forming part of an unsuccessful application will be retained for (3) years following the date upon which the application is determined.
Sharing information
We treat the information we receive in a confidential manner and will not share that information with any individual or other organisation except the Trustees of the Fund.
How is the information kept?
The information that is received together with the relevant consents are kept in one of the Fund’s paper files. In addition, names and e-mail addresses are kept on the General Secretary’s computer and personal data of the donors is kept, in a paper file, by the Treasurer.
Your rights
You are entitled to receive information as to that which has been collected and to apply to amend or delete such information. As stated above, you have the right, also, to apply to revoke the permission that enables the Fund to retain that information and the Fund shall accede to such application unless there is a legal or regulatory basis for the Fund to continue to process the data.
How to contact us
Should you wish to make any enquiry or complaint concerning the use of your data by the Fund, you should contact us through the General Secretary – his name and e-mail address are set out above. His telephone number is 02920890571.